Mijn tips voor geordend werken

Mijn tips voor geordend werken

Deel dit artikel:

Op deze pagina lees je het volgende

Of je nu een zelfstandig ondernemer of in loondienst bent, overzicht en structuur is onwijs belangrijk. Er zitten zelfs nog een hoop andere voordelen aan geordend werken. Niet alleen zal het je productiviteit vergroten, maar het zal je ook aanzienlijk helpen bij het ondernemen en tijdens je werk in loondienst. Toch is geordend werken niet altijd even makkelijk. Ik hoop je op weg te helpen met mijn tips voor geordend werken.

Wat is geordend werken?

Bij geordend werken draait het om overzicht, duidelijkheid en rust. Het is daarom belangrijk om bepaalde werkprocessen te hanteren en die als het ware zo soepel mogelijk laten te lopen. Tijdens je werk in loondienst, maar ook als ondernemer, heb je namelijk altijd werkprocessen. Je doet namelijk eerst stap A, daarna stap B en daarna stap C bij het uitvoeren van een taak. De stappen die aansluiten bij een specifieke taak, wordt een werkproces genoemd. Voor iedere taak gelden andere stappen.

Bij geordend werken kijk je naar alle stappen en taken die tot jouw rol, taak en functie behoren. Door continu te reflecteren op de taken en stappen binnen jouw werkproces, kom je er wellicht achter dat je verschillende stappen kunt automatiseren, verwijderen of uitbesteden. Om effectief te werken is het belangrijk om naar je werkprocessen te blijven kijken. Geordend werken van 100 jaar geleden is, namelijk niet het geordend werken van nu.

Waarom geordend werken?

Je vraagt je misschien af waarom geordend werken iets is wat jij zou moeten implementeren. Geordend werken vraagt namelijk in eerste instantie tijd. Je moet namelijk alle aanwezige informatie en data ordenen en uitzoeken. Het kost wellicht even wat extra tijd om het overzicht te creëren en natuurlijk om het overzicht te behouden. Desondanks zijn er zeker een hoop redenen waarom geordend werken iets is om te overwegen.

Geordend werken verhoogt je productiviteit

Wanneer je ervoor kiest om orde en overzicht te creëren, kun je sneller en makkelijker werken. Je weet precies waar je wat kunt vinden en hoeft daardoor niet te zoeken naar bijvoorbeeld een specifiek document. Daar kun je een hoop tijd op besparen. Je kunt namelijk direct doorpakken. Bovendien kun je door het inzetten van tools ook sneller werken.

Je werk is over te nemen door een ander

Nu is het bij een eigen onderneming niet altijd mogelijk om je werk over te laten nemen, maar in loondienst is dat wel het geval. Wanneer je alles overzichtelijk hebt geordend, kan niet alleen jij snel dingen terugvinden, maar ook de medewerkers in je team. Dat zorgt voor transparantie in je werk en naar alle collega’s.

Het zijn uren die je kunt meetellen voor jouw onderneming

Een ander voordeel van geordend werken is dat het opruimen van je spullen en je werkplek en het bijwerken van je gegevens uren zijn die je kunt meetellen voor jouw onderneming. Veel ondernemers vergeten dat die activiteiten namelijk ook onder jouw werkzaamheden vallen. Het zijn wellicht net de uurtjes die jij nodig hebt om als ondernemer voor inkomstenbelasting te worden gezien. Uiteraard zijn opruimen en gegevens bijwerken ook activiteiten die binnen je werktijd vallen wanneer je in loondienst bent.

Geordend werken heeft een positief effect op de klanttevredenheid

Door geordend te werken kun je ook de klanttevredenheid vergroten. Je kijkt namelijk niet alleen naar de stappen die jij als medewerker uitvoert, maar je kijkt ook naar de stappen die een klant moet doorlopen. Service is tegenwoordig namelijk hetgeen waarmee jij je kan onderscheiden van jouw concurrenten. Hoe makkelijker je het maakt voor klanten, hoe tevredener klanten zijn. Maak je diensten daarom makkelijk, simpel en zorg er bovendien voor dat alles werkt.

Een aantal tips om geordend te werken

Je weet nu in ieder geval wat geordend werken is en wat de voordelen van geordend werken zijn. De volgende stap is enkel om het nog te gaan doen. Het is soms lastig om te weten waar je moet beginnen om overzichtelijk te kunnen werken. Ik heb een aantal handige tips waarmee je kunt starten. Hopelijk heb je er profijt van bij je onderneming en/of je werk. Overigens zijn sommige punten ook handige tips voor je huishouden.

Tips om je werkproces te verduidelijken

Bij geordend werken draait het om duidelijke werkprocessen. Zorg ervoor dat je alle stappen en taken van jouw werkprocessen op papier hebt staan. Het is ook verstandig om je bureaucratie op een duidelijke en overzichtelijke manier te doen. Het helpt je om te reflecteren, documenten terug te vinden en het brengt natuurlijk rust. Je weet namelijk precies waar je wat kunt vinden.

Gebruik één opslagplek bij geordend werken

Wanneer je documenten, facturen en gegevens op verschillende plekken bewaard, zul je merken dat je het overzicht verliest. Je kent het vast wel dat er verschillende documenten fysiek in mappen zitten, maar je hebt misschien ook gegevens in je mail staan en in mappen op je laptop of computer. Het risico daarmee is dat je niet weet welke gegevens het meest recent zijn. Je werkt dan met achterstallige informatie en dat brengt risico’s met zich mee. Het gebruik van een ordner is bijvoorbeeld een hele handige fysieke manier om alle documenten op één plek te bewaren. Denk onder andere aan bonnetjes, facturen en afschriften. Bij Bellea kun je bijvoorbeeld ook hele mooie ringbanden en mappen kopen.

Maak gebruik van een inhoudsopgave

Geordend werken vraagt duidelijkheid en daarom is het helpend om een duidelijke inhoudsopgave te maken. Bij het openen van een document kun je dan precies zien wat je in dat document kan vinden en hoef je niet onnodig alle bladzijdes af te gaan. Je kunt ook een inhoudsopgave gebruiken bij een fysieke map. Overigens werken tabbladen ook om geordend te werken. OneNote biedt online hetzelfde concept aan. Heb je toch meerdere opslaglocaties nodig, dan is het verstandig om één plek te creëren waar je noteert waar je wat kunt vinden.

Geef mappen en documenten een duidelijke naam

Door gebruik te maken van duidelijke map- en bestandsnamen, kun je precies zien wat je zoekt en waar je wat kunt vinden. Het kan ook helpen om versies en/of data aan documenten te koppelen. Je kunt dan overzichtelijk zien of je in het recentste document aan het kijken bent. Organiseer het op een manier die voor jou duidelijk en helpend is. Je kunt bijvoorbeeld verwijzingen maken van het fysieke document naar het online document en andersom.

Ruim na iedere werkdag je bureau op

Of je er nu voor kiest om op kantoor of thuis te werken, het is raadzaam om elke dag je werkplek op te ruimen. Met een eigen bedrijf zijn dat de uren die je kunt meetellen bij de belastingopgave. Nog meer redenen om geordend te werken. Door elke dag op een schone werkplek te beginnen, heb je geen onnodige en afleidende prikkels om je heen. Zo kun je geordend werken. Overigens brengt dat ook meer mentale rust en dat verbetert je concentratie.

Tips om werkzaamheden te automatiseren

Automatiseren is ook een belangrijke stap in geordend werken. Het kan je proces versnellen, taken uit handen nemen en je kunt natuurlijk informatie makkelijk terugvinden en ordenen. Ideaal om jouw aandacht te kunnen focussen op de dingen waar je wél of meer plezier uithaalt.

Overweeg het bakjes systeem

Over het algemeen kun je alle taken verdelen over vier verschillende categorieën. Je hebt activiteiten die actie vragen; je hebt informatie die gearchiveerd moeten worden; je hebt elementen die je moet betalen en je hebt bonnetjes die je moet bewaren. Door vier verschillende bakjes te gebruiken kun je die vier goed onderscheiden. In het bakje actie komen alle handelingen te liggen die je moet uitvoeren. Koppel ook een deadline aan iedere taak, zodat je weet wanneer je wat gedaan moet hebben. Een agenda kan daar ook bij helpen.

Bij het bakje archiveren vraag je jezelf bij ieder document continu af wat er versnippert kan worden en wat je moet bewaren. Denk bijvoorbeeld aan verzonden facturen, contracten en brieven die je hebt ontvangen.Je hebt bij een onderneming ook verschillende facturen, abonnementen en dergelijke die je moet betalen. Wacht daar niet te lang mee want de kosten kunnen snel oplopen wanneer je te laat bent. Je kunt overwegen om eens in de zoveel tijd alle facturen en rekeningen betalen.Tot slot moeten alle bonnetjes en dergelijke die je hebt betaald, ook bewaard worden. Die heb je ieder kwartaal namelijk nodig bij de belastingaangifte.

Maak gebruik van handige apps en tools

Er zijn een hoop taken en werkzaamheden die verschrikkelijk veel tijd kosten. Je moet die werkzaamheden bijvoorbeeld handmatig uitvoeren of je hebt simpelweg nog geen snellere manier ontdekt. Door handige apps en of tools in te zetten, kun je een hoop tijd besparen. Er zijn namelijk apps die taken van je overnemen of versnellen. Je kunt bijvoorbeeld de lancering van pagina’s inplannen en het delen van de link automatiseren. Terwijl jij met andere taken bezig bent, worden die taken automatisch voor je overgenomen.

Werkproces-verbeteren-door-geordend-werken

Tips om werkzaamheden uit te besteden

Je kunt er ook voor kiezen om taken uit te besteden. Dit doe je in principe al bij het inzetten van betaalde of onbetaalde apps en tools, maar dit vraagt nog steeds een handeling vanuit jou. Je moet het namelijk klaarzetten. Door taken en werkzaamheden uit te besteden, behoren die niet meer tot jouw werkproces. Jouw taken komen namelijk bij iemand anders te liggen.

Huur een professional in

Wil het ondanks alle tips en tricks niet lukken om overzichtelijk te werken, kun je er ook voor kiezen om werkzaamheden uit te besteden. Denk bijvoorbeeld aan een accountant voor je financiën, maar je kunt ook een personal assistent aannemen die verantwoordelijk is voor de overige taken. Jij kunt dan je volledige focus leggen op de activiteiten en werkzaamheden die je echt leuk vindt. Uiteraard heb je die optie niet altijd in loondienst, maar als ondernemer is dat wel een mogelijkheid. Het nadeel is dat je vaste lasten daarmee stijgen, omdat dat soort diensten geld kosten.

Tips om werkzaamheden te verwijderen

Door onder andere bovenstaande tips kom je erachter dat je bepaalde werkzaamheden helemaal kunt elimineren uit je werkproces. Of je nu werkzaamheden uitbesteedt, automatiseert of versnelt je zult ontdekken dat er ook werkzaamheden zijn die je uiteindelijk helemaal niet meer hoeft uit te voeren.

Blijf up to date met de online trends

Eerder kon je al lezen dat de wereld elke dag steeds meer ontwikkelt. Dat geldt ook voor hele handige tools die je kunt inzetten bij je werk en bij je onderneming. Je hebt bijvoorbeeld handige planning apps, maar ook allerlei programma’s die onwijs handig zijn om te gebruiken. Tegenwoordig heb je bijvoorbeeld apps waarbij je via een app je facturen en je boekhouding kunt bijhouden. Probeer op de hoogte te blijven van die ontwikkelen en wie weet zitten er een hoop ontwikkelingen bij die jou kunnen helpen bij jouw taken en werkzaamheden. Door die programma’s en apps in te zetten, kun je werkzaamheden automatiseren of versnellen.

Reflecteer op je huidige werkprocessen

Blijf naar je huidige werkprocessen kijken en probeer er op te reflecteren. Dit vraagt soms hulp van anderen, maar je kan ook zelf al het een en ander ontdekken. Zo bezoek ik mijn eigen website bijvoorbeeld regelmatig als bezoeker en test of alles nog steeds naar behoren werkt. Vraag jezelf af of de stappen die iemand bij jouw diensten moet uitvoeren nog steeds duidelijk en logisch zijn. Bekijk of alles werkt zoals het hoort te werken en pas de laatste trends toe om je diensten en dergelijke up-to-date te houden.

Overige tips voor geordend werken

Naast bovenstaande tips zijn er nog vele andere manieren die helpen bij geordend werken. Je omgeving en je werkplek zijn namelijk ook bepalend. Die hebben namelijk invloed op je concentratie en je motivatie. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een secretaire bureau. Die kun je volledig naar eigen stijl invullen. Een secretaire bureau heeft bovendien verschillende compartimenten en lades die je helpen om je spullen te ordenen.

Waar moet je rekening mee houden met geordend werken?

Het gevaar bij geordend werken is dat je ook teveel kunt ordenen en dat kan je werkplezier verminderen. Je kent het vast wel dat wanneer je teveel bezig bent met bureaucratie, je geen tijd meer over hebt voor hetgeen dat je echt leuk vindt. Probeer te waken dat je jezelf verliest in al het papierwerk. Merk je dat je toch veel tijd kwijt bent aan bureaucratie, kijk dan nog eens goed naar je werkproces. Wees kritisch en wellicht vraagt het nog meer aanpassingen.

Deel dit artikel:

7 reacties

  1. Ik ben een echte opruimer maar dat moet ook wel als je vanuit huis werkt. Maar ik heb dan ook een leeg koppie en ook kan alles terugvinden.

  2. Ik wist helemaal niet dat je geordend werken qua uren mee mag tellen voor je onderneming! Wat een ontzettend goede tip! Ik werk op dit moment aan de eettafel, dus echt rommelen kan nu niet. Maar toen ik een eigen werkkamer had vondt ik het heel lastig om het iedere dag op te ruimen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Bekijk ook eens deze berichten:

%d bloggers liken dit: