Het is al enige tijd geleden dat ik een artikel heb geschreven over ondernemen en werken. Dit keer wilde ik het graag hebben over hoe je efficiënt kunt werken. Je kunt er onder andere een hoop tijd mee besparen en dat is uiteraard heel mooi meegenomen. Het zorgt er namelijk voor dat je jouw kostbare tijd in andere dingen kunt stoppen. In dit artikel lees je wat efficiënt werken is, maar ik deel ook een aantal tips met je om efficiënter te werken.
Wat is efficiënt werken?
Efficiënt staat gelijk aan doelmatig, functioneel en doeltreffend. Kortom, bij efficiënt werken gaat met name om de manier waarop je taken uitvoert. Het gaat erom dat je zoveel mogelijk taken verzet met zo min mogelijk middelen en inzet. Misschien ken je het wel: slimmer werken, niet harder. Dat is waar het bij efficiënt werken omgaat. Het is niet voor niets dat je tijdens een cursus timemanagement onder andere inzoomt op je werkproces. Waar kan het werkproces verbetert worden om efficiënter te werken met hetzelfde budget, in dezelfde tijd en met dezelfde mensen.
Je kunt dit op een aantal manieren onderzoeken. Wil je het groots aanpakken, dan kun je organisatiebreed veranderingen doorvoeren. Denk bijvoorbeeld aan andere programma’s waarmee je werkt of andere machines. Je kunt het ook individueel aanpakken. In dat geval vraagt het om een-op-een aanpak. Iedere werknemer, ondernemer en freelancer is nou eenmaal anders en focust zich bovendien op ander werk. In dit artikel over efficiënt werken focus ik me met name op het individu, maar er zitten wellicht ook wat tips bij voor organisaties.
Waarom is efficiënt werken belangrijk?
Efficiënt werken is onder andere dus tijdbesparend. Je leert om slimmer te werken binnen de tijd die je hebt. De tijd die je bespaart kun je in andere dingen stoppen, waardoor je op een dag meer werk kunt verzetten. Je gaat efficiënter werken en daarmee ook productiever. Het gaat namelijk om slimmer werken en niet harder. Op lange termijn kan dat overigens ook heel positief werken op je stressniveau. Je leert namelijk om selectief te zijn in de taken die je uitvoert. Het is belangrijk om daarbij overzicht te hebben om grip te houden op de situatie. Daarmee verminder je stress omdat je precies weet wat je moet doen.
Hoe kun je efficiënt werken?
Nu je weet wat efficiënt werken is, gaat het er natuurlijk ook nog om hoe je efficiënt werken het beste kunt toepassen op jouw leven. Er zijn een aantal acties die je kunt doen om efficiënter te werken. Ik heb alvast een aantal tips over efficiënter werken voor je op een rijtje gezet. Welke punten er uiteindelijk voor jou goed werken, hangt natuurlijk ook af van jouw baan en persoonlijke situatie.
Onderzoek welke taken er echt bij jouw functie horen
Heb je te maken met andere collega’s of werk je met anderen samen, dan kan het voorkomen dat je taken op je hebt genomen die eigenlijk niet bij jouw rol of functie passen. Bekijk dus even goed het rijtje met werkzaamheden die jij doet en vraag jezelf bij elke taak af of het jouw verantwoordelijkheid is of niet. Het is daarbij helpend om te kijken naar jouw rol, taakomschrijving of functie. Ook je contract of Cao kan daarbij helpen. Heb je duidelijkheid in welke taken bij jou horen, wees dan ook selectief in het aannemen van taken. Dat betekent om nee te leren zeggen.
Werk met een planning en stel doelen om efficiënt te werken
Het kan heel erg helpen om alle taken die je hebt te verwerken in een planning. Stel dan ook iedere dag een doel om je focus te behouden. Niets is zo fijn dan gedurende de dag taken te kunnen afvinken. Aan het einde van de dag zie je dan ook direct hoeveel je allemaal hebt gedaan. Maak daarom ook een realistische planning en neem voldoende tijd voor een taak. Trek liever iets meer tijd uit voor een taak, dan dat je alsnog erg moet stressen en moet haasten om het af te krijgen. Een planning moet namelijk helpen en geen stress geven. Dit artikel over geordend werken, kan daarbij helpen.
Leer nieuwe gewoonten en leer slechte gewoonten af
Bij efficiënt werken gaat het met name om tijdbesparing. De mens werkt nou eenmaal het snelste door middel van automatisme. Het gaat er dus eigenlijk om dat je niet hoeft na te denken over een taak en je het dus zo kunt uitvoeren. Probeer daarom jouw efficiënte manier van werken als gewoonte aan te leren. Daarnaast kun je het beste de gewoonten die tegenwerken afleren. Overigens gaat dat verder dan enkel je telefoon weg leggen, maar het gaat misschien ook om echt jouw manier van het uitvoeren van een taak.
Blijf ontwikkelen en leren
Tijdens je werk is het belangrijk om te blijven ontwikkelen en te leren. Wat vroeger efficiënt werkte, is momenteel niet meer het geval. Hetzelfde geldt dat wat nu goed werkt, over een jaar niet meer zo hoeft te zijn. Wees dus open minded, blijf leren en ontwikkelen. Door jezelf steeds weer te vernieuwen, blijf je ook efficiënt en effectief werken.
Zorg voor voldoende overzicht
Ook het houden van overzicht is erg belangrijk. Misschien ken je het wel dat je op meerdere plekken lijstjes, agenda’s en briefjes hebt staan. Probeer dit op één plek te bewaren om zoveel mogelijk overzicht te houden. Wanneer je op verschillende plekken opdrachten en informatie binnenkrijgt, kan dat voor chaos zorgen en kun je achter de feiten aanlopen. Denk bijvoorbeeld aan verschillende mailadressen en misschien krijg je ook wel opdrachten binnen via Skype of WhatsApp. Probeer alle informatie op één plek binnen te krijgen en desnoods te verzamelen.
Voorkom afleiding om effectiever te werken
Besef dat je gedurende de dag behoorlijk afgeleid kan raken door verschillende elementen. Helemaal met het thuiswerken heb je behoorlijk wat uitdagingen. Je hebt bijvoorbeeld je tv, andere huisgenoten, je telefoon en ga zo maar door. Probeer te kijken naar welke elementen jou het meeste afleiden en vermijd die dan of verminder de afleiding. Leg je telefoon bijvoorbeeld weg en ga in een prikkelarme omgeving werken.
Doe terugkerende taken op vaste momenten
Bij iedere baan heb je terugkerende elementen of taken en het is daarom verstandig om die op een vast moment op de dag te doen. Misschien ken je het wel dat je gedurende de dag allerlei mails, facturen en telefoontjes binnenkrijgt. Door die taken zoveel mogelijk op een vast moment uit te voeren, werk je veel efficiënter. Het kan namelijk storend zijn wanneer je continu moet stoppen met een taak om een andere taak uit te voeren. Verzamel al die taken dus en voer ze op een vast moment uit.
Maak een planning voor de volgende dag
Aan het einde van de dag kun je een selectie gaan maken voor de volgende dag. Misschien heb je taken niet afgekregen of wellicht heb je al een aantal taken voor de volgende dag. Probeer de planning / to do list of agenda alvast klaar te hebben. Zo weet je precies wat je kunt doen en kun je direct van start gaan. De gezegde is overigens niet voor niets: een goed begin is het halve werk. Kies je ervoor om de planning op de dag zelf te maken, heb je al snel de neiging om taken uit te voeren die wellicht niet heel veel prioriteit hebben en kun je in oude gewoontes terug vallen.
Wat is verder helpend bij efficiënt werken?
Bovenstaande punten helpen je hopelijk al aardig op weg om efficiënt te werken. Er zijn echter nog een aantal handige efficiënt werken tips en tricks die je hopelijk helpen bij bovenstaande punten en bij effectiever werken. Je wilt namelijk de beste resultaten halen.. Denk bijvoorbeeld eens aan deze punten bij effectiever werken.
Houd in je planning rekening met jou als persoon
Ieder persoon is anders en dus is het belangrijk om rekening te houden met jou als persoon. Misschien werk jij bijvoorbeeld wel het beste in de ochtend of misschien ben jij het beste in de middag. Daar kun je goed rekening mee houden met je planning. Plan bijvoorbeeld de taken die het meeste focus en concentratie vragen in op de tijden dat jij het beste werkt.
Zorg voor een schone en opgeruimde werkomgeving
Eerder beschreef ik al over dat het verstandig is om overzicht te krijgen en afleiding te vermijden. Een prikkelarme omgeving kan daar goed bij helpen. Je bewaart het meeste rust en kunt het beste werken in een schone en opgeruimde omgeving. Wanneer je werkplek een rommeltje is, kan dat mentaal onrust geven en dat vertaalt zich naar je werk en je prestaties. Houd je werkomgeving daarom schoon en opgeruimd.
Doe de grootste klus als eerste
Wanneer je een grote klus hebt of een klus die veel verantwoordelijkheid vraagt, kan het helpen om die als eerste te doen. Je ziet er dan niet meer tegenop te hikken en bovendien is die taak als eerste uit de weg. Met name een grote taak vraagt veel energie. De meeste mensen werken het effectiefste in de ochtend en hebben dan veel energie. Door daar als eerste op te focussen, kun je daar goed op concentreren en hopelijk afronden.
Maak gebruik van de juiste materialen
Ondanks ik niet erg materialistisch bent, durf ik zeker niet te ontkennen dat de juiste spullen heel erg helpen. Verouderde spullen kunnen heel erg sloom werken, maar bieden ook soms niet de nieuwste snufjes. Is dat dan zo belangrijk? Wat mij betreft wel, bij efficiëntie gaat het namelijk ook om ontwikkelen. Dat geldt niet alleen voor jou als persoon, maar zeker ook voor de spullen die je gebruikt. Nieuwe spullen, bevatten namelijk nieuwe programma’s, tools en dergelijke die helpen om efficiënt te werken.
De juiste materialen kunnen namelijk behoorlijk wat opleveren. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een iPad hoes met toetsenbord eraan vast om sneller te kunnen typen. Verder kun je denken aan bijvoorbeeld een smartwatch om op de hoogte te blijven van mailtjes en berichtjes, zonder direct afgeleid te raken van je telefoon. Al die leuke smartwatch bandjes zijn een leuke fashionable bonus.
Automatiseer taken / handelingen
Eerder schreef ik al over hoe effectief het kan zijn om taken te automatiseren door middel van gewoonten, maar je kunt taken op nog andere manieren automatiseren. Je hebt bijvoorbeeld tools die taken van je overnemen. Zo plan ik bijvoorbeeld het publiceren van Instagram foto’s, blogartikelen en Facebookberichten in. Op die manier hoef ik dat niet handmatig te doen en houd ik tijd over voor andere zaken.
Neem ook voldoende pauze om effectiever te werken
Ook pauzes zorgen voor efficiëntie. Je hebt bij efficiënt werken namelijk ook momenten nodig om nieuwe energie op te doen. Even je verstand op nul kan daar heel erg bij helpen. Dit doe je het beste door iets energiek te doen. Ga bijvoorbeeld een rondje lopen of een andere energizer doen. Hopelijk is daar overigens tijd voor in je pauze. Bij banen die juist heel actief zijn, kan het helpen om rustmomenten in te bouwen. Een lekkere lunch en af en toe een koffie of thee pauze is dan zeker niet overbodig. om efficiënt werken
Tot slot over efficiënt werken
Vergeet niet dat efficiënt werken natuurlijk heel fijn is, maar dat effectief werken ook een heel belangrijk onderdeel is. Het grootste verschil tussen effectief werken en efficiënt werken, is met name dat het bij efficiënt werken gaat om de manier waarop je werkt en bij effectief werken om wat je doet en of het helpend is om je doelen te bereiken. Je kunt nog zo efficiënt werken, maar als jij je doelen er niet mee bereikt dan is het alsnog zinloos. Effectief werken is dus net zo belangrijk en misschien nog wel belangrijker om resultaten te behalen.
Wat zijn jouw tips om efficiënt te werken?
*Dit artikel over efficiënt werken bevat een samenwerking
